Gestión de tiempos - Entre la nostalgia y las nuevas TIC.

¡Hola a todas/os!


Hay un tema del que me gustaría hablar brevemente en esta ocasión: la gestión de los tiempos de trabajo. Al título he añadido la frase: "Entre la nostalgia y las nuevas TIC", ¿por qué razón? Debido a que todavía no he podido superar la destrucción de la pantalla de mi maravillos BlackBerry, el mejor dispositivo smartphone que hasta ahora he tenido.

Siempre dirigido hacia el mercado empresarial y directivo, BlackBerry ofrecía con la plataforma BB10 una alternativa a iOS, Android y Windows Phone. Esta alternativa se centraba en la alta productividad obtenida a través del uso de sus teléfonos celulares. ¿A qué nos referimos con alta productividad? A la definición más amplia del término: mayor cantidad de productos con los menores insumos posibles.

¿Cuál era la producción? En términos simples, considero (de forma particular, dada mi experiencia) que esta producción se centraba en la creación de texto, mensajes, e-mails, revisión y corrección de documentos, hojas de cálculo, y aquello que hoy nos ocupa: la gestión de los tiempos.

Veamos un pequeño videillo para entender el punto (videillo que sería muy útil para alguna clase de márketing de producto, dicho sea de paso):

Imagen 1 - Ejemplo de interfaz de BB 10
(versión 10.3.1)

El entorno de BB10 ofrecía una interfaz extraordinariamente estable, altamente predictiva en los textos y con una facilidad para enviar, compartir, copiar y gestionar contenidos y documentos sin igual. Mucho se decía de la ausencia de aplicaciones clave; y era verdad. El 'ecosistema' de aplicaciones era más bien básico y, en algunos casos, mediocre. Pero las aplicaciones nativas cubrían estas ausencias. En algún momento del tiempo (creo que fue en 2015) la App de Facebook cerró en la tienda de BB World. Si se quería acceder a él, había que utilizar el navegador web (por cierto, uno de los mejores navegadores para smartphones, del que en algún momento hablaré). Esto más que un problema se tradujo en una gran ventaja: ¡es que cuánto tiempo consume ingresar a Facebook! Todo ese tiempo ocioso no activo (hay ocio activo, del que luego también hablaré) se dirigía hacia lo verdaderamente importante.













Texto, texto, texto. Texto digital, texto en notas (y nótese la libretita y el café que tienen igual importancia en el comercial), texto para la comunicación. El 'ecosistema nativo' de BlackBerry no se limitaba solamente a las aplicaciones en el smartphone, incluía también software (que todavía se puede descargar de su página oficial) para la PC. Este software sincronizaba al teléfono con la computadora. No se requería de cables (aunque era una opción si al mismo tiempo se deseaba cargar el teléfono) para la sincronización. El software llevó (lleva) por nombre: BlackBerry Blend, un gestor de e-mail, contactos, BBMessenger, Archivos y Calendario. Al estar sincronizados PC-Teléfono, era posible responder correos desde todas las cuentas activadas, hacer llamadas, compartir archivos (entre servicios de la nube, como Dropbox o Box) y recibir las notificaciones de nuestra agenda diaria, semanal y mensual. Todo lo importante estaba en un solo espacio. Cero distracciones = alta productividad (Imágenes 2 y 3).

Imagen 2 - Ejemplo de la Interfaz de carga y sincronización de BlacBerry Blend desde la PC.

Imagen 3 - Interfaz de BlackBery Blend. ¡Todo en un sitio! La maravilla...

El BB Blend ha sido la mejor experiencia para la gestión de contenidos que hasta ahora he encontrado. Infortunadamente, la popularidad de BlackBerry cayó muchísimo promovido y explicado también por la mínima cantidad de aplicaciones disponibles (como señalé anteriormente). Junto con Facebook, WhatsApp también dejó de estar disponible (aplicación que hoy día resulta impensable no tener).

Una mañana, de alguna forma, la pantalla de mi teléfono se estrelló y eso marcó el fin de su uso diario (y de una era, sí señor). Compré un teléfono Android y es el día (después de casi un año) en que me sigo adaptando a él. ¿Por qué ha resultado tan larga la adaptación? Manejar un conjunto de TIC a un nivel de experto requirió de una curva de aprendizaje. Durante este proceso se establecen estrategias para la resolución de problemas. La forma de trabajo de texto, compartir archivos, gestionar tiempos, etc., era (para mí) en BB10 mucho más eficiente, sencilla e intuitiva que en Android (e iOS, aunque hay que decir que en la última actualización importante, muchos de los gestos y estrategias de BB10 aparecen ahora en la interfaz de la manzanita). Con esto no quiero decir que no me gusta Android. Todo lo contrario. ¡Es genial! Me encanta poder utilizar todos los servicios de Google Play (cosa que era impensable en mi anterior teléfono). Comprar libros en línea, música, la sincronización con el Drive y la inmensidad de Aplicaciones disponibles resulta súper atractiva. No obstante, todavía encuentro en este nuevo ambiente algunas complicaciones innecesarias que me hacen ruido con la lógica de trabajo anterior. ¿Qué hacer entonces? ¿Qué alternativas hay para BB10 en Android?



Gestión de los tiempos: 
¿Qué aplicación de calendario elegir?_________


Calendario de BB10 era una de las aplicaciones para la productividad. Podía sincronizar todos los calendarios asociados a las cuentas de correo electrónico que permitiésemos que el Blend gestionara. El resultado era una alta organización del trabajo diario (Imagen 4).

Imagen 4 -  Ejemplo de calendario en el Blend.

Órdenes del día claras, notificaciones en el escritorio de la PC (y en el teléfono, desde luego) 15 minutos exactos antes del comienzo de cada actividad y nivel de progreso en el avance de una actividad. Si alguien te llamaba, lo veías en la pantalla de la PC (lo que permitía dejar el teléfono en silencio para no distraerse). Con todo ello, la planificación del trabajo personal y/o colaborativo se hacía altamente eficiente y efectiva (Imagen 5)

Imagen 5 - Panel del Blend - con nivel de avance de cada actividad y programación de las próximas actividades.

Calendar de Google o el Calendario para Outlook, son quienes finalmente ofrecen el servicio de calendario personal asociado a nuestros correos electrónicos. Sus plataformas son muy buenas y permiten una excelente gestión de los tiempos (al modo en que me acostumbré con BB10). Ya es posible tener notificaciones de escritorio que nos avisen del inicio o proximidad de una actividad. El crear una orden del día, se hace una labor muy sencilla (Imagen 6):

Imagen 6 - Ejemplo de uso de Calendar de Google.

Existen diversos tutoriales para aprender a utilizar Calendar de Google con todo su potencial. Un acercamiento introductorio es compartido a continuación (video en inglés). Estoy seguro de que les resultará de lo más interesante:





Otro video de interés (aunque no tan detallado) es el que se desprende de un Mooc de Google sobre productividad personal. La correcta gestión de los tiempos nos hace altamente eficientes y hacer más con menos tiempo:





Windows también tiene su propia versión de Calendario. Al igual que hacía el Blend, el Calendario de Windows sincroniza las cuentas de Gmail, Yahoo u Outlook para visualizar un solo sitio. Resulta muy cómoda para trabajar en el escritorio de la PC aunque carece de muchas de las opciones que tiene Google. Esta es la que habitualmente utilizo y también la recomiendo. Un buen video tutorial sobre su uso lo comparto a continuación (en inglés):







Gestión de los tiempos: 
No todo es trabajo aunque lo parezca_________


Nuestro Calendario (cualquiera que utilicemos) se llenará de muchísimas actividades relacionadas con lo laboral y el estudio. Pero no todo en la vida es trabajo (remunerado) ni estudio. Dedicar tiempo al descanso, al ocio activo, al trabajo doméstico y a pasar tiempo de calidad con nuestros seres queridos, es también muy importante. No olvidemos también programar estas actividades en nuestras aplicaciones de calendario.


La gestión personal del tiempo cae el área del desarrollo humano y personal. Un libro que recomiendo sobre el tema y del que en algún momento hablaré es el siguiente: "Cómo simplificar tu vida" (Jiménez, 2014).

Imagen 7 - "Cómo simplificar tu  vida" (Jiménez, 2014).

De él, extraigo las siguientes páginas que sintetizan el siguiente punto: debemos mantener una armonía entre el descanso (que engloba todas las actividades como dormir, el ocio activo, pasar tiempo con la familia, etc.) y el trabajo (remunerado y no remunerado). Una buena gestión del tiempo permite ser eficientes en ambos espacios.

Imagen 8 - "Cuidado ¿El descanso es pereza?", tomado con fines didácticos de Jiménez (2014, p.98-99).

___________________________________



Espero que estos tips les sean de utilidad para la correcta gestión de sus tiempos, estimadas/os lectoras/es. En otra entrada hablaré de otras herramientas y técnicas de planificación del tiempo que les podrían resultar también de interés.


No me quiero despedir sin aconsejarles ser flexibles con los horarios que programen. Esto evitará caer en el estrés por no alcanzar las metas fijadas para un horario y/o día concreto.



¡Excelente día a todas/os y saludos sustentables!




Atte:



R. Carlo Ríos Mtz. Soto.

biol.carlorios@gmail.com